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Vorgänge & Sichten

Offen, wartet, abgeschlossen: der Zustand am Vorgang, die Zuweisung, die Sichten und die Historie.

Eine Mail ist gelesen oder ungelesen — das sagt nichts darüber, ob jemand sich gekümmert hat. Astreo führt deshalb einen eigenen Vorgangsstatus: offen, wartet, erledigt. Er hängt am Thread, nicht an der einzelnen Nachricht, und er ist der Punkt, an dem sich „überflogen“ und „abgeschlossen“ endlich unterscheiden lassen.

Die drei Zustände

Im Kopf der geöffneten Mail stehen die drei Zustände als Knöpfe nebeneinander:

Offen — der Vorgang liegt an. Jede eingehende Mail startet hier.
Wartet — Sie haben geantwortet und warten auf das Gegenüber. Astreo setzt diesen Zustand beim Senden automatisch; niemand muss daran denken.
Erledigt — abgeschlossen. Der Vorgang verschwindet aus „Offen“, bleibt aber vollständig auffindbar.

Kommt nach dem Abschließen doch noch eine Antwort, öffnet Astreo den Vorgang von selbst wieder und vermerkt das in der Historie. Ein geschlossener Vorgang, in dem unbemerkt eine neue Nachricht liegt, ist die häufigste Art, einen Kunden zu verlieren.

Zuweisen: wer macht das jetzt?

Jeder Vorgang kann einer Person zugeordnet werden – im Kopf der Mail unter „Zugewiesen an“. In der Liste steht dafür rechts ein farbiger Punkt mit den Initialen: Die Nutzerfarbe macht auf einen Blick erkennbar, wer zuständig ist, ohne dass man Namen lesen muss.

Antworten weist automatisch zu. Wer auf einen unzugewiesenen Vorgang antwortet, übernimmt ihn damit. Und ist ein Vorgang noch niemandem zugewiesen, heißt der dritte Knopf „Mir zuweisen und abschließen“: Ein erledigter Vorgang ohne Bearbeiter beantwortet die Frage nicht, wer es getan hat – deshalb steht der Nebeneffekt vorher auf dem Knopf.

Zuweisen und Abschließen sind Aktionsrechte. Wem eines fehlt, dem zeigt Astreo den Knopf nicht an.

Mailansicht mit den Sichten unter jedem Postfach, Zählern, Zustandszeichen und farbigen Bearbeiter-Kürzeln in der Liste — Unter jedem Postfach die Sichten mit Zählern, rechts in jeder Zeile feste Plätze für Markierung, Zustand und Bearbeiter.

Sichten: feste Fragen, feste Listen

Unter jedem Postfach in der Seitenleiste – und unter „Alle Postfächer“ – steht ein Block, der immer dieselben Fragen beantwortet, mit Zähler, damit man ihn nicht erst öffnen muss:

Alle — alles, ungefiltert.
Offen — was noch anliegt.
Niemandem zugewiesen — die wichtigste Zahl im Haus. Herrenloses ist kein Verteilungsproblem, sondern ein Versäumnis.
Mir zugewiesen — die eigene Arbeitsliste.
Anderen zugewiesen — was bei Kolleginnen und Kollegen liegt.
Wartet und Erledigt — in fremder Hand oder abgeschlossen.

Die drei Sichten zur Zuweisung erscheinen nur, wenn Sie Mitglied eines Teams sind – wer allein arbeitet, hat niemanden, dem etwas zugewiesen sein könnte. In „Alle Postfächer“ ist „Mir zugewiesen“ am nützlichsten: die eigene Arbeit über alle Kanäle hinweg.

Mit Astreo Clear kommt die Sicht „Ausgeblendet“ dazu. Sie zeigt, was Clear aus den Stapeln genommen hat, und steht nur da, wenn es etwas Ausgeblendetes gibt.

Sicht „Mir zugewiesen“ aus Sicht eines Teammitglieds — Dieselbe Oberfläche als Mitglied: „Mir zugewiesen“ ist die persönliche Arbeitsliste.

Die Historie: die Akte zum Vorgang

Jede Zuweisung, jeder Zustandswechsel, jede Chat-Nachricht, jede erzeugte Aufgabe und jedes Verschieben wird protokolliert — mit Person und Zeitpunkt. Der Knopf Historie ganz rechts in der Aktionszeile öffnet diese Akte als Fenster, zusammen mit den Mails selbst: „Mia hat Tom zugewiesen → Tom hat geantwortet → Anna hat den Vorgang auf ‚Erledigt‘ gesetzt.“ Zwischen den Einträgen steht, wie viel Zeit vergangen ist.

Filter oben im Fenster zeigen nur Mails, Notizen, Aufgaben oder den Verlauf der Handlungen. Die Schritte der Automatik sind voreingestellt ausgeblendet („Systemmeldungen nicht anzeigen“). Mehr dazu unter Mails lesen & schreiben.

Historie-Fenster eines Vorgangs mit Zuweisung, Chat-Nachricht, Zustandswechsel und den Wartezeiten dazwischen — Die Historie eines Vorgangs, mit dem Filter „Verlauf“: wer wann was getan hat.

Die Zeichen in der Liste

Rechts in jeder Zeile stehen feste Plätze. Feste Plätze, weil wandernde Zeichen sich nicht überfliegen lassen:

Markierung (Stern), wenn gesetzt
Zustand: Punkt für offen, Uhr für wartet, Haken für erledigt
Bearbeiter als farbiges Kürzel

Zusätzlich zeigt eine Zeile unter dem Textauszug, wie lange ein Vorgang schon wartet — aber erst, wenn es der Rede wert ist.

Mit Astreo Clear

Mit Astreo Clear bleiben Zustand und Zuweisung dieselben, aber Sie bedienen sie an anderer Stelle: Die Vorgangsbox im Kopf der Mail fasst Übernehmen, Weitergeben, Abschließen, Wiedervorlage und Aussortieren zu einer Entscheidung zusammen – siehe Einen Vorgang entscheiden. Die Arbeit des Tages steht dann auf der Seite Heute.