Aufgaben

Was mit einer Antwort nicht erledigt ist: Aufgaben am Vorgang, im eigenen Bereich und aus @-Erwähnungen.

Nicht jede Mail ist mit einer Antwort erledigt. „Rückruf am Montag“, „Angebot kalkulieren“, „Unterlagen nachfordern“ — das sind Aufgaben, und sie gingen bisher in Notizzetteln und Gedächtnis verloren. Astreo führt sie am Vorgang, wo sie entstanden sind.

Aufgabe aus einer Mail erzeugen

Öffnen Sie die Historie des Vorgangs – über den Knopf ganz rechts in der Aktionszeile oder über „Aufgaben“ in der Chat-Zeile, dann ist die Historie gleich auf die Aufgaben gefiltert. Unten im Fenster steht das Feld für eine neue Aufgabe:

• Bleibt es leer, übernimmt Astreo den Betreff als Titel — in den meisten Fällen genau richtig.
• Die erste Zeile wird zum Titel, alles Weitere zur Notiz. Enter legt an, Umschalt+Enter beginnt eine neue Zeile.

Die Aufgabe bleibt mit dem Vorgang verbunden: In der Historie steht sie an ihrer Stelle, und aus der Aufgabenliste kommen Sie mit einem Klick auf den Titel zurück zur Mail. Die Mailansicht springt dabei in Postfach und Ordner der Mail und markiert sie in der Liste.

Der Bereich „Aufgaben“

In der Kopfzeile gibt es einen eigenen Bereich für alle Aufgaben — mit und ohne Vorgang. Denn nicht jede Aufgabe stammt aus einer Mail; oben legen Sie auch freie Aufgaben an.

• Offene zuerst, nach Fälligkeit sortiert; Überfälliges ist hervorgehoben.
• Je Aufgabe wählen Sie den Bearbeiter und die Fälligkeit. So geben Sie eine Aufgabe an jemanden ab – an sich selbst, an Personen Ihrer Teams oder an die Leute am Postfach des Vorgangs.
• Die Filter oben: Alle, Aufgaben, Zusagen und Meine (nur, was Ihnen gehört).
• „Erledigte zeigen“ holt Abgehaktes zurück in die Liste — eine erledigte Aufgabe ist ein Nachweis, keine Altlast.

Zusagen

Mit Astreo Clear stehen hier auch Zusagen: Dinge, die in einer Mail versprochen wurden – von Ihnen („Wir melden uns bis Freitag“) oder von der Gegenseite („Die Unterlagen kommen nächste Woche“). Clear erkennt sie und legt sie als Vorschlag an; Sie bestätigen sie oder verwerfen sie mit „Keine Zusage“. Wie Zusagen entstehen und fällig werden, steht unter Zusagen, Besitz & Vertretung.

Warten auf der Seite Heute Vorgänge auf eine Entscheidung, zeigt der Bereich oben einen Hinweis wie „3 Entscheidungen warten auf ‚Heute‘ — 1 davon überfällig“. Ein Klick darauf öffnet Heute; bearbeitet werden diese Vorgänge dort, nicht in der Aufgabenliste.

Erwähnung im Chat

Im internen Chat erzeugt @name eine Erwähnung. Beim Tippen von @ schlägt Astreo die Personen am Postfach vor; Enter übernimmt den Namen aus der Liste. Die erwähnte Person bekommt die Nachricht als Aufgabe zugewiesen — die häufigste Form der Rückfrage im Team („@anna kannst du das übernehmen?“) wird damit zu etwas, das nicht untergehen kann.

Ist der Vorgang noch niemandem zugewiesen, weist die Erwähnung ihn zusätzlich der zuerst genannten Person zu. Eine bestehende Zuweisung ändert sie nicht. Sich selbst zu erwähnen erzeugt nichts.

Aufgaben, die von selbst entstehen

Bleibt ein Vorgang zu lange liegen, legt die Eskalation ab Stufe 2 selbst eine Aufgabe an — beim Bearbeiter, mit Fälligkeit. Solche Aufgaben tragen keinen Urheber aus dem Team; sie stammen von der Automatik. Wer sie erledigt, erledigt zugleich den Vorgang dahinter.

Was Aufgaben bewusst nicht sind

Keine Teilaufgaben, keine Wiederholungen, keine Projekte, keine Abhängigkeiten. Das sind die Merkmale, an denen Aufgabenverwaltungen aufgehen — und danach hat niemand gefragt. Astreo will verhindern, dass etwas vergessen wird, und nicht Jira ersetzen.