Heute & die vier Stapel

Die Startseite mit Clear: was seit gestern kam, was eine Entscheidung braucht und was schon vorbereitet ist.

Mit Clear beginnt der Tag auf der Seite „Heute“. Sie beantwortet eine Frage: Was ist jetzt dran? Die Mailansicht bleibt daneben erhalten, aber die Arbeit an Vorgängen geschieht hier — ohne die Seite zu verlassen.

Was seit gestern kam

Oben steht in einem Satz, was seit gestern Abend passiert ist, etwa „Seit gestern 18:00: 6 Mails, daraus 7 neue Vorgänge. 3 brauchen Sie.“ Ein Tag endet für Clear um 18:00 Uhr; so sieht der Morgen alles, was nach Feierabend hereinkam.

Beim ersten Besuch erklärt ein Kasten „Astreo Clear ist an“ die vier Stapel in je einem Satz. Er verschwindet mit „Verstanden“. Solange die Heute-Seite noch nie geöffnet war, trägt ihr Reiter oben die Marke „Neu“.

Die vier Stapel

Jeder offene Vorgang liegt auf genau einem Stapel. Der Stapel sagt nicht, worum es geht, sondern was ein Mensch damit tun muss. Ein Klick auf einen Stapel zeigt seine Liste.

• Entscheiden — „nur Sie können das“. Kulanz, Preis, Rechtsfrage, Unklares, eine überschrittene Frist oder eine fällige Zusage. Nach Frist sortiert, Überfälliges rot.
• Freigeben — „Entwurf liegt bereit“. Jeder Satz mit Beleg: lesen, Lücke füllen, senden.
• Beobachten — „wir warten auf andere“. Die Gegenseite ist am Zug, wir haben geantwortet, der Vorgang liegt auf Wiedervorlage oder ist nur zur Kenntnis. Er kommt von selbst zurück, wenn eine Frist fällig wird.
• Erledigt — „abgelegt, jederzeit zurückholbar“. Abgeschlossen oder ausgeblendet, immer mit Grund.

„Entscheiden“ und „Freigeben“ zeigen nur, was Ihnen gehört oder noch niemandem. Eine Wiedervorlage schiebt nie etwas weg, das schon zu spät ist: Eine überschrittene Frist oder eine fällige Zusage holt den Vorgang nach „Entscheiden“ zurück.

Unter den Stapeln

Drei Verweise öffnen Listen, die keinen eigenen Stapel brauchen:

• „offene Vorgänge im ganzen Haus“ — auch was bei anderen liegt. Damit nichts liegen bleibt, wenn Sie weitergeben.
• „Vorschläge zum Ausblenden“ — Werbung, Newsletter, Systemmeldungen, bei denen sich Clear nicht sicher war, jeweils mit Begründung. Mit „Ausblenden“ oder „Behalten“ entscheiden Sie; Clear merkt sich die Korrektur.
• „ruhen seit … Tagen“ — offen, aber seit einer Woche ohne Bewegung. Neue Post weckt sie von selbst.

Was eine Zeile sagt

• Titel — worum es geht, in einem Satz von Clear, nicht der Betreff der Mail.
• Aktenzeichen, Gegenüber, Postfach — darunter in kleiner Schrift.
• Frist — bis wann, rot wenn überschritten. Der Zusatz „erschlossen“ heißt: Die Mail nennt kein Datum, Clear hat es aus dem Zusammenhang abgeleitet.
• Warum hier — was Clear getan hat, zum Beispiel „2 Mails gebündelt“, „Lücke im Entwurf markiert, Senden gesperrt“, „Ton verärgert“ oder „Zusage fällig“. Es steht nur da, was sich belegen lässt.
• Knöpfe rechts — die ein, zwei Handlungen, die auf diesem Stapel am häufigsten gebraucht werden: „Übernehmen“ und „Wiedervorlage“ unter Entscheiden, „Prüfen und senden“ unter Freigeben, „Jetzt doch“ an einer Wiedervorlage, „Wieder öffnen“ unter Erledigt.

„Übernehmen“ steht nur an Vorgängen, die noch niemandem gehören. Einen fremden Vorgang an sich zu ziehen, ist eine Weitergabe und gehört in das Vorgangsfenster. Nach jeder Handlung steht an derselben Stelle einige Sekunden lang „Rückgängig“.

Tastatur

Zwanzig gleichartige Vorgänge lassen sich ohne Maus abarbeiten:

• ↑ ↓ — Zeile wählen
• Eingabetaste — Vorgang öffnen. Sie öffnet nur und verändert nie etwas.
• U, P, S, W, J, A, B, O — an der gewählten Zeile: Übernehmen, Prüfen und senden, Abschließen, Wiedervorlage, Jetzt doch, Ausblenden, Behalten, Wieder öffnen. Es geht nur, was an der Zeile auch als Knopf steht.
• Esc — Fenster schließen

Zahlen der letzten Tage

Der aufklappbare Bereich „Zahlen der letzten Tage“ zeigt je Tag, wie viele Mails kamen, wie viele Vorgänge daraus wurden und wie die Stapel um 18:00 Uhr standen. Dazu kommen die Bewegungen des Tages, auch die ehrlichen Zahlen: wie viele ausgeblendete Vorgänge zurückgeholt und wie viele abgeschlossene wieder geöffnet wurden. Steigen diese, sortiert Clear für Ihr Haus zu forsch.

Rückblick

Sie müssen nicht warten, bis neue Post kommt. Inhaber und Administratoren starten auf der Heute-Seite mit „Rückblick starten“ eine rückwirkende Auswertung ab einem Datum ihrer Wahl, über Posteingang und Junk-Ordner. Dabei wirkt nichts: Es wird nichts ausgeblendet und nichts landet im Register.

Während der Rückblick läuft, zeigt ein Balken den Fortschritt. Danach wählen Sie mit der Tageswahl oben jeden Tag seit dem Start und sehen, wie die Heute-Seite damals ausgesehen hätte — mit jedem Beleg und jeder Lücke. So lernt das Team Clear an bekannten Fällen kennen.

Zum Abschluss entscheiden Sie:

• „Abschließen und alles behalten“ — Vorgänge, Entwürfe und Vorschläge werden Bestand, das Protokoll wandert ins Register, Clear arbeitet normal weiter.
• „Abschließen und alles löschen“ — alles, was der Rückblick erzeugt hat, verschwindet. Die Mails bleiben.

Eine Ergebniskarte fasst zusammen, wie viele Mails gelesen, Vorgänge erkannt, Vorschläge gemacht und Entwürfe geschrieben wurden. Entwürfe aus dem Rückblick kennen Ihre Regeln noch nicht; nach ein paar Wochen Betrieb werden sie besser.

Heute und die Aufgaben

Vorgänge werden auf „Heute“ bearbeitet, nicht in den Aufgaben. Dort steht nur ein Hinweis, wie viele Entscheidungen auf „Heute“ warten und wie viele davon überfällig sind, mit dem Weg dorthin. Zusagen, die Clear erkennt, stehen dagegen als Aufgaben in der Liste — mehr dazu unter Zusagen, Besitz & Vertretung.