Regeln & Nachvollziehbarkeit

Clear Hausregeln geben, sie gefahrlos ausprobieren — und jeden Schritt der Engine nachlesen.

Jede Firma hat Dinge, die „doch immer so" sind: Terminabsagen kosten eine Pauschale, Post von einem bestimmten Großkunden bearbeitet immer dieselbe Kollegin, Bewerbungen gehören nicht auf den Stapel. Solche Hausregeln geben Sie Clear als Regeln und Wissen. Und weil eine Engine, die mitliest, nur dann Vertrauen verdient, wenn man ihr nachschauen kann, steht jeder ihrer Schritte im Protokoll.

Regeln und Wissen

Eine Regel besteht aus Wenn und dann — zum Beispiel „Wenn Terminabsage unter 24 Stunden, dann Anfahrtspauschale berechnen". Jede Regel trägt eine Nummer (R-001, R-002 …). Es gibt drei Arten, die Sie selbst anlegen:

• Antworten — gehen in den Entwurf. Clear formuliert die Antwort danach und nennt die Regel dort als Beleg. Eine solche Regel kann zusätzlich festlegen, dass solche Post gar nicht erst gezeigt wird (siehe Ausblenden).
• Wissen — Fakten über Ihr Haus, die ebenfalls als Beleg in Entwürfe gehen. Eine Wissensregel kann eine Antwortfrist in Werktagen tragen: Nennt eine Mail selbst keine Frist, setzt Clear sie daraus. Samstag und Sonntag zählen nicht mit.
• Zuständigkeit — wer eine bestimmte Post bekommt. Eine Zuständigkeitsregel braucht eine Person, an die zugewiesen wird, und eine maschinenlesbare Bedingung. Sie wirkt ohne Modell als Filter je Postfach: Sie weist zu, verschiebt aber nichts, löscht nichts und markiert nichts als gelesen.

Daneben gibt es Schutzregeln. Sie stehen fest im Programm, niemand kann sie ändern oder abschalten — etwa dass Clear nur liest und keine Mail sendet, verschiebt oder löscht, dass jede Tatsache in einem Entwurf einen Beleg trägt oder eine Lücke ist, und dass Anweisungen, die in einer Mail stehen, als Inhalt behandelt werden und nie als Anweisung an Clear.

Eine Regel aus einem Satz

Am schnellsten entsteht eine Regel mit „Aus einem Satz". Schreiben Sie den Satz so, wie Sie es einem neuen Kollegen sagen würden, und klicken Sie auf „Vorschlag anzeigen". Clear formt daraus eine Wenn-Dann-Karte — angelegt wird dabei nichts. Sie sehen den Vorschlag, ändern ihn und bestätigen mit „Regel anlegen". War Clear sich unsicher, stellt es eine Rückfrage; Sie können antworten oder die Karte auch so übernehmen.

Alternativ legen Sie eine Regel über „Regel anlegen" direkt mit Art, Wenn und dann an. Eine neue Regel mit derselben Bedingung wie eine bestehende, aber anderer Folge wird nicht angelegt: Zwei Regeln, die sich widersprechen, muss ein Mensch auflösen.

Für welche Postfächer?

Jede Regel lässt sich auf einzelne Postfächer beschränken. Ist keins angehakt, gilt sie für alle Postfächer. Ändern Sie eine Regel, entsteht eine neue Fassung; die alte bleibt lesbar, denn an ihr hängen die bisherigen Anwendungen. Offene Vorgänge in der Reichweite bewertet Clear nach einer Änderung neu — abgeschlossene und ausgeblendete nicht.

Probelauf: erst ausprobieren

Bevor eine Regel wirkt, zeigt der „Probelauf, 90 Tage", was sie in den letzten 90 Tagen getan hätte:

• Zuständigkeitsregeln werden gegen den Bestand gezählt — mit derselben Prüfung, die später der Filter benutzt.
• Antwort- und Wissensregeln prüft Clear an einer Stichprobe von Vorgängen, gleichmäßig über den Zeitraum verteilt, und rechnet hoch. Das ist eine Schätzung und wird auch so genannt.

Hat eine Regel keinen einzigen Treffer, sagt der Probelauf „So formuliert greift die Regel nie." — meist ein Zeichen, dass der Satz zu eng ist. Er zeigt außerdem, wie viele offene Vorgänge die Regel beträfe.

Ausblenden: solche Post gar nicht erst zeigen

Eine Antwort-Regel kann die Wirkung „Solche Post gar nicht erst zeigen" tragen. Dann prüft Clear beim Auswerten jeder Mail, ob die Bedingung zutrifft — auch dort, wo kein Filter hilft, etwa bei „unaufgeforderte Bewerbung". Trifft sie zu, verschwindet der Vorgang von den Stapeln, und es wird kein Entwurf geschrieben.

Die Mail bleibt in Ihrem Postfach. Clear verschiebt und löscht nichts. Jedes Ausblenden steht im Protokoll und lässt sich zurückholen. Holt jemand einen ausgeblendeten Vorgang zurück, zählt das bei der Regel als Korrektur.

Regeln im Blick behalten

In der Liste steht zu jeder Regel, wie oft sie in den letzten 30 Tagen gegriffen hat und wie oft ein Mensch das Ergebnis korrigiert hat. Zwei Hinweise helfen beim Aufräumen: „Oft korrigiert. Der Text passt vermutlich nicht." und „Kein Treffer in 30 Tagen. Greift die Regel überhaupt?". Eine Regel lässt sich bearbeiten, abschalten und wieder einschalten; „Mit abgeschalteten" zeigt auch die abgeschalteten.

Der Abschnitt „Regeln und Wissen" steht im Team-Bereich und ist für alle Mitglieder des Teams sichtbar, sobald Clear eingeschaltet ist. Eine Regel anlegen darf jedes Mitglied der Firma — auch direkt aus einem Vorgang. Ändern, abschalten und löschen darf eine Regel, wer sie angelegt hat, sowie Inhaber und Administratoren der Firma; bei allen anderen fehlen an der Regel die Knöpfe dafür. Schutzregeln ändert niemand.

Vorschläge von Clear

Einmal am Tag sucht Clear in den letzten 90 Tagen nach Mustern, die Menschen immer wieder gleich behandelt haben, und bietet daraus Regeln an — unter „Clear ist etwas aufgefallen". Ein übernommener Vorschlag gilt für die ganze Firma; deshalb sehen und entscheiden diese Vorschläge nur Inhaber und Administratoren:

• Post von derselben Absender-Domain wird immer derselben Person zugewiesen → eine Zuständigkeitsregel.
• Post von demselben Absender, die Clear ausblendet, wird immer wieder zurückgeholt → „nie ausblenden".

Ein Muster zählt erst ab fünf Fällen und wenn mindestens 80 Prozent davon gleich ausgingen. Jeder Vorschlag nennt die Zahl der Fälle und der Ausnahmen. Ein Vorschlag tut nichts, bis Sie „Übernehmen" klicken; „Nein, danke" lehnt ihn ab, und er kommt nicht wieder.

Daraus eine Regel machen

Die meisten Regeln entstehen an einem konkreten Fall. In der Vorgangskarte führt „Daraus eine Regel machen" direkt zu „Aus einem Satz" — mit diesem Vorgang als Ausgangspunkt.

Nachvollziehbarkeit: das Protokoll

Alles, was Clear tut, steht im Register — mit Zeitpunkt, Art und dem, was es betrifft. Das Register lässt sich nur ergänzen, nicht ändern; eine laufende Nummer zeigt, wenn ein Eintrag fehlt. Typische Einträge von Clear:

• „Clear hat die Mail gelesen" und „Clear hat die Mail ausgewertet"
• „Clear hat einen Entwurf geschrieben"
• „Clear hat ausgeblendet" und „Zurückgeholt"
• „Clear hat eine Zusage erkannt" und „Clear hat einen Bearbeiter vorgeschlagen"
• „Clear hat den Vorgang gebündelt"
• „Regel angelegt", „Regel geändert", „Regel angewandt", „Regel korrigiert"
• „Clear ein- oder ausgeschaltet"

Menschliche Handlungen stehen daneben: zugewiesen, abgeschlossen, verschoben, gelöscht, Notiz geschrieben. Sichtbar ist, was in einem Team entstand, dem Sie angehören.

Wo Sie es finden

• In der Vorgangskarte zeigt „Im Protokoll ansehen" alle Einträge zu genau diesem Vorgang. Mit „Alle Einträge zeigen" heben Sie die Einschränkung auf.
• Das ganze Register steht unter Einstellungen → Protokoll & Siegel, filterbar nach Zeitraum und Art. Wie das Siegel die Kette nach außen absichert, beschreibt Einstellungen & Sicherheit.
• In der Historie eines Vorgangs sind die Schritte der Engine voreingestellt ausgeblendet. Nehmen Sie den Haken bei „Systemmeldungen nicht anzeigen" heraus, erscheinen sie zwischen Mails und Notizen; die Wahl bleibt gemerkt.

Rechte im Team

Was jemand an einem Vorgang tun darf, regeln sechs Aktionsrechte je Teammitglied:

• Zuweisen — Vorgänge zuweisen und Gelesen-Status ändern.
• Abschließen — Vorgänge abschließen.
• Verschieben — Vorgänge in andere Ordner verschieben.
• Spam — Absender sperren und Vorgänge als Spam markieren.
• Löschen — Vorgänge in den Papierkorb legen, im geteilten Postfach für alle.
• Endgültig löschen — wirkt für alle und ist nicht zurückholbar; nur für Verwalter.

Die Rolle liefert die Voreinstellung: Mitglieder dürfen zuweisen und abschließen, alles, was wegräumt, dürfen Verwalter. Einzelne Rechte lassen sich je Person freigeben oder entziehen; Beobachter bleiben immer schreibgeschützt. Mehr dazu unter Team-Postfach.

Angeboten wird nur, was erlaubt ist. Die Entscheidung im Vorgangsfenster, die Aktionsleiste der Mailansicht und die Leiste bei mehreren markierten Mails zeigen nur die Handlungen, die Sie an allen betroffenen Vorgängen ausführen dürfen. Versucht es jemand trotzdem auf anderem Weg, lehnt der Server ab und nennt das fehlende Recht — zum Beispiel „Abschließen ist für Sie in diesem Team nicht freigegeben. Ein Verwalter kann das Recht unter „Team" vergeben."

Nur mit Clear

Regeln, Besitzvorschläge, Rückfallperson und Vertretung gehören zu Clear. Ist Clear für Ihre Firma nicht eingeschaltet, sind diese Abschnitte ausgeblendet — und auch der Server lehnt die zugehörigen Anfragen ab: „Das gehört zu Astreo Clear, und Clear ist für Ihre Firma nicht gebucht." Wie Sie Clear einschalten, steht unter Clear im Überblick. Das Protokoll und die Aktionsrechte gibt es unabhängig davon.