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Team-Postfach einrichten

Schritt für Schritt: ein geteiltes Postfach wie support@ fürs ganze Team aufsetzen.

Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch das Einrichten eines geteilten Postfachs wie support@, das dein ganzes Team gemeinsam betreut — von der Einladung der Mitglieder bis zur automatischen Vorsortierung. Dauer: ~10 Minuten.

Voraussetzung: Die Team-Funktionen sind Teil des Team-Plans. Zum Einrichten brauchst du die Rolle Owner oder Admin.

Team-Bereich: Mitglieder mit Rollen, Einladen-Feld und ‚Geteilte Postfächer'
Der Team-Bereich: Mitglieder & Rollen, Einladung und die Freigabe von Postfächern.

1. Team anlegen & Mitglieder einladen

  1. Öffne oben den Bereich Team.
  2. Gibt es noch kein Team, lege links unter „Neues Team" eines an und vergib einen Namen (z. B. „Support-Team").
  3. Trage unten im Feld „E-Mail-Adresse des Nutzers" die Adresse einer Kollegin/eines Kollegen ein, wähle die Rolle und klicke Einladen. Die Person erhält eine Einladung per E-Mail und meldet sich mit eigenem Login an.
  4. Die Rollen im Überblick:
    • Viewer: liest mit, kann aber nicht antworten oder ändern.
    • Mitglied: bearbeitet Threads — zuweisen, antworten, Notizen, Tags.
    • Verwalter (Admin): verwaltet zusätzlich Mitglieder und Team-Einstellungen.
    • Inhaber (Owner): volle Kontrolle inkl. Abrechnung.

Rollen lassen sich später jederzeit über das Dropdown neben jedem Mitglied ändern.

2. Postfach dem Team freigeben

  1. Stelle sicher, dass das gemeinsame Postfach (z. B. support@firma.de) verbunden ist — siehe Postfächer verbinden.
  2. Wähle im Team-Bereich unter „Geteilte Postfächer" bei „Eigenes Postfach wählen…" das gewünschte Konto und klicke Freigeben.
  3. Ab jetzt sehen alle Mitglieder die Threads dieses Postfachs und können sie gemeinsam bearbeiten. Hinweis: Ein Platz (Seat) wird erst mit dem Beitritt eines Mitglieds belegt.

Die Zugangsdaten des Postfachs bleiben bei dir — geteilt wird der Zugriff im Team, nicht das Passwort.

3. Zuständigkeiten & Zuweisung

  1. Legt fest, wer den Eingang morgens triagiert (sichten und grob zuweisen).
  2. Öffne einen Thread und wähle oben unter „Zugewiesen an" die verantwortliche Person.
  3. Jede Person filtert die Liste über „Meine" (mir zugewiesen) und arbeitet ihre Vorgänge ab.
  4. Eine Zuweisung lässt sich jederzeit ändern oder zurückgeben — so ist immer klar, wer dranbleibt.

4. Interne Notizen & Kollisionserkennung

Stimmt euch direkt am Thread über interne Notizen ab — sie sind nur fürs Team sichtbar, nie für den Absender. Beginnt jemand zu antworten, zeigt die Kollisionserkennung das in Echtzeit an, damit keine Doppelantwort entsteht.

5. Senden-als prüfen

Antworte aus dem Team-Postfach, damit Mails unter der gemeinsamen Adresse rausgehen (z. B. support@firma.de) statt unter deiner persönlichen. Intern bleibt nachvollziehbar, wer tatsächlich gesendet hat.

6. Automatisch vorsortieren (optional)

Mit Filterregeln sortierst du eingehende Threads schon beim Eingang: z. B. alles von einer Domain mit einem Tag versehen und automatisch der zuständigen Person zuweisen.

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