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Team-Postfach einrichten

Schritt für Schritt: ein geteiltes Postfach wie support@ fürs ganze Team aufsetzen.

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch das Einrichten eines geteilten Postfachs wie support@, das Ihr ganzes Team gemeinsam betreut - von der Einladung der Mitglieder bis zur automatischen Vorsortierung. Dauer: ~10 Minuten.

Voraussetzung: Die Team-Funktionen sind Teil des Team-Plans. Zum Einrichten brauchen Sie die Rolle Owner oder Admin.

Team-Bereich: Mitglieder mit Rollen, Einladen-Feld und ‚Geteilte Postfächer'
Der Team-Bereich: Mitglieder & Rollen, Einladung und die Freigabe von Postfächern.

1. Team anlegen & Mitglieder einladen

  1. Öffnen Sie oben den Bereich Team.
  2. Gibt es noch kein Team, legen Sie links unter „Neues Team" eines an und vergeben Sie einen Namen (z. B. „Support-Team").
  3. Tragen Sie unten im Feld „E-Mail-Adresse des Nutzers" die Adresse einer Kollegin/eines Kollegen ein, wählen Sie die Rolle und klicke Einladen. Die Person erhält eine Einladung per E-Mail und meldet sich mit eigenem Login an.
  4. Die Rollen im Überblick:
    • Viewer: liest mit, kann aber nicht antworten oder ändern.
    • Mitglied: bearbeitet Threads - zuweisen, antworten, Chat, Tags.
    • Verwalter (Admin): verwaltet zusätzlich Mitglieder und Team-Einstellungen.
    • Inhaber (Owner): volle Kontrolle inkl. Abrechnung.

Rollen lassen sich später jederzeit über das Dropdown neben jedem Mitglied ändern.

2. Postfach dem Team freigeben

  1. Stellen Sie sicher, dass das gemeinsame Postfach (z. B. support@firma.de) verbunden ist - siehe Postfächer verbinden.
  2. Wählen Sie im Team-Bereich unter „Geteilte Postfächer" bei „Eigenes Postfach wählen…" das gewünschte Konto und klicken Sie Freigeben.
  3. Ab jetzt sehen alle Mitglieder die Threads dieses Postfachs und können sie gemeinsam bearbeiten. Hinweis: Ein Benutzerplatz wird erst mit dem Beitritt eines Mitglieds belegt.

Die Zugangsdaten des Postfachs bleiben bei Ihnen - geteilt wird der Zugriff im Team, nicht das Passwort.

3. Zuständigkeiten & Zuweisung

  1. Legen Sie fest, wer den Eingang morgens triagiert (sichten und grob zuweisen).
  2. Öffnen Sie einen Thread und wählen Sie oben unter „Zugewiesen an" die verantwortliche Person.
  3. Jede Person filtert die Liste über „Meine" (mir zugewiesen) und arbeitet ihre Vorgänge ab.
  4. Eine Zuweisung lässt sich jederzeit ändern oder zurückgeben - so ist immer klar, wer dranbleibt.

4. Interner Chat & Kollisionserkennung

Stimmen Sie sich direkt am Thread über den internen Chat ab - sie sind nur fürs Team sichtbar, nie für den Absender. Beginnt jemand zu antworten, zeigt die Kollisionserkennung das in Echtzeit an, damit keine Doppelantwort entsteht.

5. Senden-als prüfen

Antworten Sie aus dem Team-Postfach, damit Mails unter der gemeinsamen Adresse rausgehen (z. B. support@firma.de) statt unter Ihrer persönlichen. Intern bleibt nachvollziehbar, wer tatsächlich gesendet hat.

6. Automatisch vorsortieren (optional)

Mit Filterregeln sortieren Sie eingehende Threads schon beim Eingang: z. B. alles von einer Domain mit einem Tag versehen und automatisch der zuständigen Person zuweisen.

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