Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich & Anbieter

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der Web-Anwendung Astreo, bereitgestellt von der becom Systemhaus GmbH & Co. KG, Am Feldkreuz 16a, 35578 Wetzlar („Anbieter"). Abweichenden Bedingungen des Kunden wird widersprochen, sofern ihrer Geltung nicht ausdrücklich zugestimmt wurde.

Astreo richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen. Der Kunde sichert mit der Registrierung zu, den Dienst in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu nutzen; er bestätigt dies bei der Einrichtung des Kontos ausdrücklich. Stellt sich heraus, dass der Kunde als Verbraucher gehandelt hat, ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen und das Konto zu sperren.

§ 2 Leistungsbeschreibung

Astreo ist ein webbasierter E-Mail-Client mit Funktionen für Teams (u. a. geteiltes Postfach, Zuweisung, interne Notizen) sowie optionalen KI-gestützten Hilfsfunktionen. Astreo verbindet bestehende Postfächer (Microsoft 365/Outlook, IMAP/SMTP) und ist kein E-Mail-Anbieter; die Postfächer verbleiben beim jeweiligen Anbieter des Kunden. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils gewählten Edition.

§ 3 Registrierung & Konto

Die Nutzung setzt ein Konto voraus. Für die Anmeldung stehen mehrere Verfahren zur Verfügung: Single-Sign-On über Google oder Microsoft, ein Magic-Link per E-Mail (einmaliger Anmeldelink) sowie E-Mail und Passwort mit verpflichtender Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP). Der Kunde ist für die Vertraulichkeit seiner Zugangsdaten und des zweiten Faktors sowie für unter seinem Konto vorgenommene Handlungen verantwortlich.

§ 4 Vertragsschluss & Testphase

Der Vertrag kommt mit Freischaltung des Kontos bzw. Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs zustande. Eine etwaige kostenlose Test- oder Einführungsphase endet automatisch und verpflichtet nicht zur Fortsetzung.

Voraussetzung des Vertragsschlusses ist die Bestätigung des Kunden, als Unternehmer zu handeln (§ 1), sowie die Angabe vollständiger Rechnungsdaten (Firma, Anschrift, Sitzland). Kunden mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union müssen zusätzlich eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben; ohne diese kommt kein Vertrag zustande.

§ 5 Preise & Zahlung

Es gelten die zum Zeitpunkt der Buchung angegebenen Preise. Kostenpflichtige Tarife werden mengenabhängig abgerechnet — je Platz (Astreo Team Inbox) bzw. je Postfach (Astreo Inbox). Ein Platz ist ein benannter Benutzer; der Preis ist die gebuchte Menge multipliziert mit dem Einzelpreis. Die Zahlung wird über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (Niederlande) abgewickelt, wahlweise monatlich oder jährlich im Voraus; bei jährlicher Zahlung entspricht der Jahrespreis zehn Monatsraten.

Ändert sich die gebuchte Menge, wirkt die Änderung ab der nächsten Abrechnungsperiode. Der Kunde kann jederzeit Plätze hinzunehmen oder abgeben. Innerhalb einer bereits bezahlten Periode wird weder anteilig nachberechnet noch anteilig erstattet; maßgeblich ist die Menge am Tag der Abrechnung.

Astreo Team Inbox wird in zwei Ausstattungen angeboten — Starter und Vollversion; sie unterscheiden sich im Funktionsumfang, nicht in der Zahl der Plätze. Innerhalb einer Organisation gilt für alle Plätze dieselbe Ausstattung. Ein Wechsel in die höhere Ausstattung wird sofort wirksam, ein Wechsel in die niedrigere zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode; abgerechnet wird die geänderte Ausstattung jeweils ab der folgenden Periode. Auch hier erfolgt keine anteilige Erstattung.

Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der jeweils gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer. Die umsatzsteuerliche Behandlung richtet sich nach dem Sitz des Kunden:

• Deutschland: Es wird die deutsche Umsatzsteuer in der gesetzlichen Höhe (derzeit 19 %) berechnet.
• Übriges EU-Ausland: Bei Angabe einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erfolgt die Abrechnung ohne deutsche Umsatzsteuer; die Steuerschuld geht auf den Kunden über (Reverse Charge, § 13b UStG bzw. Art. 196 MwStSystRL). Ohne gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine Buchung nicht möglich.
• Drittland: Die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar; es wird keine deutsche Umsatzsteuer berechnet. Etwaige Steuerpflichten im Ansässigkeitsstaat des Kunden trägt der Kunde.

Der Kunde ist verpflichtet, seine Rechnungsdaten und seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aktuell zu halten und Änderungen unverzüglich mitzuteilen. Erweist sich eine angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als ungültig, ist der Anbieter berechtigt, die gesetzliche Umsatzsteuer nachzuberechnen.

§ 6 Laufzeit & Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann zum Ende des jeweils gebuchten Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 7 Pflichten des Kunden

• rechtmäßige Nutzung des Dienstes; keine missbräuchliche Nutzung, kein Versand unzulässiger Massen-E-Mails (Spam);
• Einhaltung der Bedingungen der angebundenen Anbieter (z. B. Google, Microsoft);
• Sicherstellung, dass er zur Verarbeitung der in Astreo eingebundenen Postfächer und Inhalte berechtigt ist.

§ 8 KI-Funktionen

KI-Funktionen sind optional und im gewählten Tarif enthalten; ein eigener Schlüssel des Kunden ist nicht erforderlich. Der Anbieter setzt hierfür als Auftragsverarbeiter die Mistral AI SAS, Paris, Frankreich ein; die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Welches Modell verwendet wird, ist in den KI-Einstellungen der Anwendung einsehbar. Übermittelt wird nur der für die jeweilige Funktion ausgewählte Kontext, nicht das gesamte Postfach. Der Anbieter darf den Umfang der KI-Nutzung je Benutzer angemessen begrenzen; die übrigen Funktionen bleiben davon unberührt. KI-Ausgaben sind stets bearbeitbare Entwürfe und werden nicht automatisch versendet. Für Richtigkeit und Eignung der KI-Ausgaben übernimmt der Anbieter keine Gewähr; die Verantwortung für versendete Inhalte trägt der Kunde.

§ 9 Datenschutz & Datensicherheit

Soweit der Anbieter im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet - das betrifft insbesondere die Inhalte der angebundenen Postfächer -, gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DS-GVO. Er ist Bestandteil dieses Vertrags und wird bei der Einrichtung des Kontos bestätigt; bei Widersprüchen geht er diesen AGB vor. Die dort aufgeführten Unterauftragsverarbeiter sind Anlage C des AVV.

Für Daten, die der Anbieter als eigener Verantwortlicher verarbeitet (insbesondere Vertrags- und Rechnungsdaten), gilt die Datenschutzerklärung. Zugangsdaten werden verschlüsselt at-rest gespeichert.

§ 10 Verfügbarkeit & Wartung

Der Anbieter ist um eine hohe Verfügbarkeit bemüht. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird ohne gesonderte Vereinbarung nicht zugesichert. Wartungsarbeiten sowie Störungen bei Dritt-Diensten (z. B. Mail-Anbieter, KI-Anbieter) können die Nutzung vorübergehend einschränken.

§ 11 Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

§ 12 Nutzungsrecht & Datenexport

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Software als gehosteten Dienst ein. Ein Anspruch auf Überlassung des Quellcodes besteht nicht.

Astreo ist ein E-Mail-Client und kein Postfachanbieter: Die E-Mails des Kunden verbleiben bei dem von ihm gewählten Anbieter (Microsoft, IMAP). Die im Dienst gespeicherten eigenen Daten des Kunden - insbesondere Vorlagen, Signaturen, interne Notizen und Zuweisungen - kann der Kunde während der Vertragslaufzeit jederzeit in einem gängigen Format exportieren.

§ 13 Änderungen der AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Über Änderungen wird in geeigneter Weise informiert.

§ 14 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand der Sitz des Anbieters. Da sich das Angebot ausschließlich an Unternehmer richtet (§ 1), bestehen keine Verbraucherrechte, insbesondere kein Widerrufsrecht nach §§ 312g, 355 BGB. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.