Team-Postfach

Aus einem geteilten Postfach einen Workflow machen: Mitglieder, Rollen, Zuweisung, Chat.

Das Team-Postfach macht aus einem geteilten Posteingang einen echten Arbeitsablauf: klare Verantwortung, interne Abstimmung am Vorgang und keine Doppelarbeit. Die Team-Funktionen sind das kommerzielle Modul von Astreo.

Team & Mitglieder

Ein Team fasst Personen Ihrer Firma zusammen, die gemeinsam an Postfächern arbeiten – jede weiterhin mit eigenem Login. Angelegt und verwaltet werden Teams unter Team in der Kopfzeile.

Mitglieder fügen Sie nicht mehr per Adresse hinzu, sondern wählen eine Person aus der Firma. Zur Wahl stehen alle, die einen Platz haben. Wer noch keinen hat, bekommt ihn unter Einstellungen → Abrechnung & Tarif; dort geht auch die Einladung hinaus – siehe Plätze. Ein zugebuchter Platz kommt zunächst in kein Team; die Zuordnung machen Sie hier.

Meldet sich jemand mit einer Adresse Ihrer Firmendomain an, ohne eingeladen zu sein, erscheint im Team eine Beitrittsanfrage. Sie nehmen sie an oder lehnen sie ab. Die gleiche Domain ist dabei kein Nachweis einer Berechtigung – prüfen Sie, wer da anfragt.

Rollen

• Beobachter: liest mit, kann aber nichts beantworten oder ändern.
• Mitglied: bearbeitet Vorgänge – antworten, zuweisen, abschließen, Chat, Tags.
• Verwalter: verwaltet zusätzlich Mitglieder, Freigaben und Team-Einstellungen.
• Inhaber: volle Kontrolle inklusive Auflösung des Teams.

Aktionsrechte

Neben der Rolle hat jedes Mitglied sechs Aktionsrechte, die Verwalter einzeln ein- und ausschalten:

• Zuweisen – Vorgänge zuweisen und den Gelesen-Status ändern.
• Abschließen – Vorgänge abschließen.
• Verschieben – Vorgänge in andere Ordner verschieben.
• Spam – Absender sperren und Vorgänge als Spam markieren.
• Löschen – Vorgänge in den Papierkorb legen; im geteilten Postfach für alle.
• Endgültig löschen – wirkt für alle und ist nicht zurückholbar.

Die Voreinstellung folgt einer einfachen Regel: Mitglieder dürfen arbeiten, aber nichts wegräumen. Zuweisen und Abschließen sind an, Verschieben, Spam und Löschen nur für Verwalter. Eine falsche Antwort lässt sich richtigstellen, ein Vorgang im Papierkorb eines geteilten Postfachs ist für alle weg. Zwei Grenzen hebt kein Schalter auf: Beobachter bleiben schreibgeschützt, und endgültig löschen dürfen nur Verwalter.

Die Oberfläche zeigt nur, was jemand darf: Fehlt das Recht, fehlt der Knopf – in der Aktionszeile, in der Leiste für mehrere markierte Mails und unter Entscheiden. Wird eine Handlung trotzdem abgelehnt, nennt die Meldung das fehlende Recht und dass ein Verwalter es unter „Team“ vergeben kann.

Postfach dem Team freigeben

Ein verbundenes Postfach kann persönlich bleiben oder einem Team freigegeben werden. Freigeben können Sie nur eigene Postfächer; die Zugangsdaten bleiben bei Ihnen. Sobald das Postfach freigegeben ist, sehen die Mitglieder dessen Vorgänge und bearbeiten sie gemeinsam. So wird aus support@ ein echtes Gemeinschaftspostfach.

Je Freigabe legen Verwalter fest, welche Ordner das Team sieht:

• Alle Ordner – das ganze Postfach.
• Posteingang und Gesendet – die laufende Korrespondenz ohne Archiv und Unterordner.
• Nur Posteingang – nur was hereinkommt.

Die Einschränkung gilt für die Mitglieder dieses Teams; wem das Postfach gehört, der sieht weiterhin alles. Dasselbe Postfach kann in einem Team ganz offen und in einem anderen auf den Posteingang beschränkt sein. Eine Freigabe aufheben können nur Verwalter des Teams.

Hängt an einem geteilten Postfach ein privater Schlüssel für verschlüsselte Post, entschlüsselt er für alle, die das Postfach sehen. Astreo fragt deshalb vor dem Binden nach, zeigt zu jedem Schlüssel, wer ihn hinterlegt hat, und wem das Postfach gehört, der kann auch fremde Schlüssel entfernen – siehe Verschlüsselung.

Zuweisung

Weisen Sie jeden Vorgang einer verantwortlichen Person zu. Im Kopf der Mail wählen Sie dazu unter „Zugewiesen an“ einen Namen aus der Liste – Sie selbst stehen darin mit „(Sie)“ markiert. Über die Sicht „Mir zugewiesen“ sieht jede Person ihre offene Liste. Mehr zu Zuständen und Sichten steht unter Vorgänge & Sichten.

Wer nicht ständig in Astreo arbeitet, kann sich eine Zuweisung per E-Mail melden lassen. Das stellt jede Person für sich ein unter Einstellungen → Benachrichtigungen („Wenn Ihnen jemand einen Vorgang zuweist“). Gemeldet wird nur, was ein anderer Ihnen zuweist.

Interner Chat

Stimmen Sie sich direkt am Vorgang ab: Chat-Nachrichten sind nur für das Team sichtbar und gehen nie an den Absender. Die Chat-Zeile steht im Kopf der Mail, unter Zustand und Zuweisung:

• Tippen Sie @, schlägt Astreo die Personen am Postfach vor. Die erwähnte Person bekommt eine Aufgabe, und ist der Vorgang noch niemandem zugewiesen, wird er ihr zugewiesen. Eine bestehende Zuweisung ändert eine Erwähnung nicht.
• „Aufgaben“ und „Verlauf“ daneben öffnen die Historie mit dem passenden Filter: „Aufgaben“ zeigt die Aufgaben, „Verlauf“ die Handlungen wie Zuweisungen und Zustandswechsel. Alles auf einmal zeigt der Knopf „Historie“ ganz rechts in der Aktionszeile.

Die Chat-Zeile erscheint in Postfächern, an denen mehrere arbeiten. In einem rein persönlichen Postfach gibt es niemanden, dem man schreiben könnte.

Mit Astreo Clear sieht der Kopf anders aus: Dort steht die Vorgangsbox mit Entscheiden an der Stelle von Zustand und Zuweisung.

Kollisionserkennung

Astreo zeigt in Echtzeit an, wer denselben Vorgang gerade geöffnet hat und wer an einer Antwort schreibt. So entstehen keine doppelten Antworten, und niemand tritt dem anderen auf die Füße.

Senden-als & Thread-Teilen

• Senden-als: Antworten gehen unter der gemeinsamen Adresse raus (z. B. support@firma.de), nicht unter der persönlichen. In der Historie bleibt nachvollziehbar, wer tatsächlich gesendet hat.
• Thread-Teilen: einzelne Konversationen gezielt mit Personen oder dem Team teilen, auch wenn das Postfach sonst persönlich ist.

Protokoll: wer wann was getan hat

Jede Handlung an einem Team-Postfach wird protokolliert: Zuweisen, Status ändern, Chat-Nachricht schreiben, Verschieben, als Spam markieren, Löschen, Antworten, Eskalation. Das läuft immer und lässt sich nicht abschalten – es ist die Eingabekontrolle, die wir Ihnen im Auftragsverarbeitungsvertrag zusagen.

Im Protokoll stehen keine Inhalte Ihrer E-Mails. Festgehalten wird, dass etwas geschehen ist, von wem und wann – dazu Kopfzeilen wie Betreff und Absender, aber nie der Text einer Nachricht.

Ein einmal geschriebener Eintrag lässt sich nicht mehr ändern und nicht mehr löschen. Das erzwingt die Datenbank selbst, nicht die Anwendung: Änderungs- und Löschbefehle auf das Protokoll werden abgewiesen. Zusätzlich hängt jeder Eintrag rechnerisch am vorhergehenden – wird einer nachträglich verändert, passt die Kette ab dieser Stelle nicht mehr zusammen.

Nachlesen können Sie das Protokoll unter Einstellungen → Protokoll & Siegel, gefiltert nach Zeitraum und Art – siehe Einstellungen & Sicherheit.

Protokoll-Siegel

Die Kette merkt, wenn einzelne Einträge verändert werden. Sie merkt nicht, wenn jemand mit genug Rechten sie vollständig neu berechnet – das Ergebnis wäre in sich stimmig. Genau dafür gibt es das Siegel.

Astreo berechnet täglich einen Prüfwert über das Protokoll Ihres Teams, signiert ihn und schickt ihn Ihnen per E-Mail. Sobald diese Mail bei Ihnen liegt, ist der Prüfwert aus unserem Zugriff heraus. Würde jemand – auch wir – später einen Eintrag ändern, stimmte er nicht mehr mit Ihrer Mail überein. Sie können das nachweisen, ohne uns fragen zu müssen.

Heben Sie diese Mails deshalb auf, am besten dort, wo wir nicht hinkommen. Sie sind Ihr Beweismittel.

Einstellen

In der Anwendung unter Einstellungen → Protokoll & Siegel (Gruppe Sicherheit). Einstellen kann es, wer ein Team verwaltet:

• Siegel verschicken: ein- oder ausschalten. Vorgabe ist aus – eine Funktion, die von selbst Mails verschickt, entscheiden Sie.
• Wie oft: wöchentlich, monatlich oder nur auf Knopfdruck.
• Wohin: beliebige Adressen, mit Komma getrennt. Am sinnvollsten ist ein Archivpostfach oder die Eingangsadresse Ihres Dokumentensystems – dort stört die Mail niemanden im Alltag und ist trotzdem außerhalb unseres Zugriffs. Ohne Angabe geht sie an alle Verwalter des Teams.

„Nur auf Knopfdruck" heißt: nur auf Knopfdruck verschicken. Gesiegelt wird trotzdem jeden Tag. Wäre es anders, ließe sich der Zeitraum bis zum Knopfdruck nachträglich verändern – der Knopf brächte Ihnen dann einen Nachweis, der nichts festhält.

Die Seite zeigt Ihnen auch, wie viele Einträge noch nicht gesiegelt sind. Wer selten auf den Knopf drückt, sieht dort, wie groß der ungesicherte Zeitraum gerade ist. Verboten wird es Ihnen nicht – es ist Ihre Entscheidung, aber Sie sollen sie sehen können.

Was das Siegel leistet – und was nicht

Das Siegel belegt, dass das Protokoll seit dem Zeitpunkt der Mail unverändert ist. Was es nicht leistet: Den Schlüssel, mit dem signiert wird, halten wir selbst. Ein Dritter kann damit prüfen, dass die Signatur zu unserem Schlüssel gehört – der öffentliche Teil steht dafür jederzeit unter https://app.astreo.de/api/audit/schluessel bereit. Der Beweis gegen uns entsteht nicht aus der Signatur, sondern daraus, dass Ihre Mail den Prüfwert festhält.

Wir nennen das deshalb ein lückenloses, prüfbares Protokoll und nicht „revisionssicher": Dieser Begriff ist für die gesetzlich geregelte Archivierung von Geschäftsunterlagen belegt und würde etwas anderes versprechen, als hier gemeint ist.

Mit Astreo Clear

Hat Ihre Firma Astreo Clear, kommen im Team drei Einstellungen dazu: die Rückfallperson für Vorgänge, die Clear nicht zuordnen kann, die Vertretung bei Abwesenheit und die Regeln. Sie sind unter Zusagen, Besitz & Vertretung und Regeln & Nachvollziehbarkeit beschrieben.