Zusagen, Besitz & Vertretung

Was versprochen wurde, wer sich kümmert — und was passiert, wenn jemand nicht da ist.

Viele Mails enthalten ein Versprechen: „Wir melden uns bis Freitag", „Ich schicke Ihnen die Unterlagen nächste Woche". Clear liest solche Sätze heraus und macht daraus Zusagen, die nicht vergessen werden. Und weil ein Vorgang ohne Bearbeiter liegen bleibt, sorgt Clear dafür, dass jeder neue Vorgang schnell jemandem gehört — auch dann, wenn jemand im Urlaub ist.

Zusagen

Beim Auswerten einer Mail achtet Clear auf Sätze, in denen etwas versprochen wird, und unterscheidet zwei Richtungen:

• „Zusage von uns" — Ihre Firma hat etwas versprochen. Zuständig ist, wer den Vorgang hält; hat ihn noch niemand, bleibt die Zusage vorerst ohne Person.
• „Zusage der Gegenseite" — der Kunde oder Lieferant hat etwas versprochen. Dann warten Sie: Clear setzt einen offenen Vorgang auf „Wartet", und er erscheint auf dem Stapel Beobachten.

Jede Zusage wird eine Aufgabe am Vorgang — am selben Ort wie die Aufgaben, die Sie von Hand anlegen. Nennt der Satz ein Datum, wird es die Fälligkeit. Ein Datum ohne Uhrzeit meint das Ende des Tages: maßgeblich ist das Ende der Geschäftszeit des Teams, ohne hinterlegte Geschäftszeiten 18:00 Uhr.

Vorschlag oder Zusage

Im Modus „Vorschlag" — der Voreinstellung — ist eine erkannte Zusage zunächst ein Vorschlag. In der Aufgabenliste trägt sie die Marke „Vorschlag" und zwei Knöpfe:

• „Als Zusage bestätigen" — ab jetzt gilt sie.
• „Keine Zusage" — das Modell hat sich geirrt; der Vorschlag verschwindet.

Was ein Mensch bestätigt oder erledigt hat, bleibt stehen, auch wenn Clear die Mail später noch einmal auswertet und dabei zu einem anderen Ergebnis kommt. Unbestätigte Vorschläge dagegen gleicht Clear bei jeder neuen Auswertung ab.

Wenn eine Zusage fällig wird

Nur bestätigte Zusagen wirken. Ist eine fällig und noch offen, holt Clear den Vorgang zurück auf „Entscheiden" — ein wartender Vorgang wird wieder offen — und schreibt einen Nachfass-Entwurf. Bei einer eigenen Zusage heißt das: Sie melden sich. Bei einer Zusage der Gegenseite: Sie haken nach. Das geschieht einmal je Zusage und steht im Verlauf des Vorgangs.

Zusagen in den Aufgaben

Unter Aufgaben filtert „Zusagen" auf genau diese Einträge. Ein Pfeil vor dem Titel zeigt die Richtung — nach außen für „Zusage von uns", nach innen für „Zusage der Gegenseite" —, darunter stehen Gegenüber und Vorgangsnummer. Ein Klick auf den Titel öffnet die Mail. Abgehakt wird eine Zusage wie jede Aufgabe über das Kästchen davor; mit „Erledigte zeigen" holen Sie sie wieder in die Liste. Auch die Vorgangskarte führt die offenen Zusagen des Vorgangs.

Besitz: wem gehört der Vorgang?

Ein neuer Vorgang ohne Bearbeiter ist herrenlos. Herrenloses sieht jeder im Team — und genau deshalb fühlt sich niemand zuständig. Clear schlägt deshalb für jeden neuen Vorgang eine Person vor, sofern es ein Anliegen eines Menschen ist oder unklar bleibt; Newsletter und automatische Meldungen bekommen keinen Vorschlag, ausgeblendete Vorgänge ebenso wenig.

Wie Clear vorschlägt

In Frage kommen die Mitglieder der Teams, denen das Postfach gehört oder freigegeben ist. Clear wählt so:

1. Wer abwesend ist, kommt nicht in Frage. Grundlage ist die Abwesenheitsnotiz: eine eingeschaltete Notiz im laufenden Zeitraum — oder ohne Zeitraum — gilt als abwesend.
2. Kann Clear den Vorgang nicht sicher einordnen, geht er an die Rückfallperson des Teams, falls eine hinterlegt ist.
3. Sonst bekommt ihn, wer schon mit diesem Gegenüber geschrieben hat.
4. Hat das niemand, bekommt ihn, wer gerade am wenigsten offen hat.

Den Grund nennt Clear mit, etwa „hat schon mit diesem Gegenüber geschrieben". Im Vorgangsfenster steht der Vorschlag vorausgewählt bei „Übernehmen" — mit dem Hinweis „Clear schlägt Sie vor". In der Mailansicht fragt die Vorgangskarte „Übernehmen Sie diesen Vorgang?" beziehungsweise, ob eine andere Person ihn übernehmen soll.

Annehmen oder widersprechen

• Ja / Übernehmen — der Vorgang gehört der vorgeschlagenen Person.
• Nein — der Vorschlag kommt nicht wieder. Der Vorgang bleibt ohne Bearbeiter, bis ihn jemand übernimmt. Ein Nein gilt endgültig: Wer „nicht ich" sagt, bekommt die Frage nicht am nächsten Tag erneut vorgelegt.

Wer zuerst zuweist, gewinnt. Klicken zwei Personen gleichzeitig auf „Übernehmen", bekommt ihn die schnellere; die andere sieht die Meldung „Jemand war schneller: der Vorgang gehört jetzt einer anderen Person." Einen Vorgang, der schon jemandem gehört, geben Sie weiterhin bewusst weiter — siehe Einen Vorgang entscheiden.

Zuweisen nach Ablauf der Frist

Widerspricht niemand, kann Clear nach einer Widerspruchsfrist selbst zuweisen. Voreingestellt sind 30 Minuten, gerechnet in Geschäftszeit: Ein Vorschlag kurz vor Feierabend geht nicht über Nacht durch. Das geschieht nur, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

• Clear läuft im Modus „Betrieb" — einzustellen von Inhabern und Administratoren unter Einstellungen → Abrechnung & Tarif, siehe Vorschlag oder Betrieb. Im Modus „Vorschlag" entscheidet immer ein Mensch; der Vorschlag bleibt dann einfach stehen.
• Das Postfach gehört einem Team — ohne Team gibt es niemanden, der widersprechen könnte.
• Im Team ist „Nach Ablauf der Frist automatisch zuweisen" eingeschaltet (Voreinstellung: an).

Jede Zuweisung durch Clear steht mit Grund im Verlauf und im Protokoll.

Die Rückfallperson

Was Clear nicht einordnen kann, soll bei einem benannten Menschen landen — nie in einem Ordner. Dafür hinterlegen Sie je Team eine Rückfallperson. Ist keine hinterlegt, wählt Clear wie oben beschrieben; die Team-Einstellungen weisen dann darauf hin, denn „unklar" ist genau der Fall, für den jemand zuständig sein sollte.

Vertretung bei Abwesenheit

Je Teammitglied lässt sich eine Vertretung festlegen. Ist die Person abwesend — wieder anhand ihrer Abwesenheitsnotiz —, gehen ihre offenen Vorgänge aus den Postfächern dieses Teams an die Vertretung. Das prüft Clear alle fünf Minuten.

• Jeder Umzug steht im Verlauf, und die Vorgangskarte zeigt „in Vertretung für …".
• Ist die Vertretung selbst abwesend, bleibt alles, wo es ist — sonst wanderten Vorgänge von einem leeren Schreibtisch auf den nächsten.
• Die Rückkehr verschiebt nichts zurück. Wer angefangen hat, macht fertig. Einen Vorgang geben Sie bei Bedarf von Hand zurück.

Wo Sie das einstellen

Unter Team im Abschnitt „Besitz und Vertretung". Dort stehen die Widerspruchsfrist in Minuten, der Schalter für das automatische Zuweisen, die Rückfallperson und die Vertretung je Mitglied. Den Abschnitt sehen Inhaber und Verwalter des Teams, und nur, wenn Clear für Ihre Firma eingeschaltet ist.