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Vorlagen einrichten

Wiederkehrende Antworten als Textbausteine anlegen und mit einem Klick einfügen.

Vorlagen (Textbausteine) sind wiederverwendbare Texte für häufige Antworten — Eingangsbestätigung, Standardauskunft, Reklamations-Erstantwort. Sie sparen Zeit und halten die Tonalität im Team einheitlich. Diese Anleitung zeigt, wie du Vorlagen anlegst, mit Platzhaltern personalisierst und beim Schreiben einfügst.

Einstellungen → Vorlagen: Liste der Textbausteine und das Formular ‚Neue Vorlage'
Einstellungen → Vorlagen: links die vorhandenen Bausteine, rechts das Formular zum Anlegen.

1. Neue Vorlage anlegen

  1. Öffne über das Avatar-Menü (oben rechts) die Einstellungen und dort den Tab Vorlagen.
  2. Klicke „+ Neue Vorlage".
  3. Vergib einen Namen zum Wiederfinden (z. B. „Eingangsbestätigung").
  4. Betreff (optional): Wird beim Einfügen übernommen, wenn das Betrefffeld leer ist — praktisch für Standard-Betreffzeilen.
  5. Schreibe den Inhalt im Editor. Er ist HTML-fähig: Formatierung, Listen und Links sind möglich.
  6. Speichern — die Vorlage erscheint links in der Liste.

2. Platzhalter verwenden

Wie bei Signaturen kannst du Platzhalter wie {{name}} einsetzen, die beim Einfügen automatisch ersetzt werden. So bleibt die Vorlage allgemein und wirkt trotzdem persönlich. Lass den Betreff in der Vorlage leer, wenn du ihn fallweise selbst setzen willst.

3. Vorlage beim Schreiben einfügen

  1. Öffne eine Antwort oder klicke Verfassen.
  2. Wähle im Editor die Funktion „Vorlage" und die gewünschte Vorlage.
  3. Der Text (und ggf. der Betreff) wird eingefügt; passe ihn bei Bedarf an und sende.

4. Tipps fürs Team