Microsoft 365 für die Firma freigeben

Microsoft zeigt beim Verbinden „Administratorgenehmigung erforderlich“? Dann muss Ihre IT Astreo einmal für die ganze Firma freigeben. Das dauert wenige Minuten.

Warum die Meldung kommt

Astreo liest und sendet Ihre Mails über die offizielle Schnittstelle von Microsoft. Dafür braucht Astreo die Erlaubnis, auf Ihr Postfach zuzugreifen. Wer diese Erlaubnis geben darf, legt jede Firma im Microsoft Entra Admin Center selbst fest:

• Mitarbeiter dürfen selbst zustimmen: Der Mitarbeiter bestätigt den Zugriff und ist sofort verbunden.
• Von Microsoft verwaltet oder nur Berechtigungen mit geringem Risiko: So sind viele neuere Microsoft-365-Konten eingestellt. Anmelden dürfen Mitarbeiter selbst, den Zugriff auf Mails muss aber die IT freigeben.
• Mitarbeiter dürfen nie selbst zustimmen: Jede App braucht die Freigabe der IT.

In den beiden letzten Fällen zeigt Microsoft die Meldung „Administratorgenehmigung erforderlich". Das betrifft jede Mail-App, nicht nur Astreo.

Für Mitarbeiter: was Sie jetzt tun

1. Schicken Sie Ihrer IT oder Ihrem IT-Dienstleister den Link zu dieser Seite. Der Knopf unten bereitet eine fertige Mail vor.
2. Warten Sie auf die Bestätigung, dass Astreo freigegeben ist.
3. Verbinden Sie Ihr Postfach dann erneut: in Astreo unter Postfach verbinden → Microsoft.

Sie stehen noch auf der Microsoft-Seite „Administratorgenehmigung erforderlich“? Dort kommen Sie nicht weiter. Kehren Sie über den Link auf dieser Seite zu Astreo zurück oder gehen Sie im Browser einfach zurück: Astreo zeigt Ihnen dann einen Link, den Sie direkt an Ihre IT schicken können.

Die Meldung kann auch beim Anmelden mit Microsoft erscheinen. Bis Ihre IT zugestimmt hat, melden Sie sich mit Passwort oder Anmeldelink an; danach funktioniert auch die Anmeldung mit Microsoft.

Für Administratoren: Astreo freigeben

Sie brauchen ein Konto mit einer dieser Rollen: Globaler Administrator, Cloudanwendungsadministrator oder Anwendungsadministrator.

Weg 1: Freigabe-Link (empfohlen)

Tragen Sie die Domain Ihrer Firma ein. Der Link führt dann direkt in Ihren Microsoft-365-Mandanten. Das ist hilfreich, wenn Sie mehrere Mandanten betreuen, etwa als IT-Dienstleister. Ohne Domain wählt Microsoft den Mandanten anhand Ihrer Anmeldung.

1. Klicken Sie auf Astreo bei Microsoft freigeben und melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an.
2. Microsoft zeigt die App Astreo Mail, den Herausgeber becom Systemhaus GmbH und Co KG mit blauem Haken und die Berechtigungen. Klicken Sie auf Akzeptieren.
3. Sie landen wieder auf dieser Seite und sehen oben die Bestätigung. Dabei wird kein Postfach verbunden, auch nicht Ihres.

Weg 2: im Microsoft Entra Admin Center

Dieser Weg geht erst, wenn ein Mitarbeiter schon einmal versucht hat, sein Postfach zu verbinden. Erst dann steht Astreo in Ihrer Liste.

1. entra.microsoft.com öffnen, dann Identität → Anwendungen → Unternehmensanwendungen.
2. Astreo Mail suchen und öffnen.
3. Berechtigungen → Administratorzustimmung für [Ihre Firma] erteilen und bestätigen.

Was Astreo darf – und was nicht

Alle Berechtigungen sind delegiert. Astreo handelt also nur im Namen des Mitarbeiters, der sich selbst angemeldet hat, und nur in dessen eigenem Postfach. Die Freigabe gibt Astreo keinen Zugriff auf andere Postfächer.

Nicht angefordert werden unter anderem: Kalender, Kontakte, Dateien in OneDrive oder SharePoint, Teams, das Verzeichnis Ihrer Firma und Berechtigungen ohne angemeldeten Benutzer (Anwendungsberechtigungen).

Wer hinter Astreo steht

• Herausgeber: becom Systemhaus GmbH und Co KG, von Microsoft als Herausgeber verifiziert (blauer Haken im Zustimmungsdialog)
• Name der App bei Microsoft: Astreo Mail
• Anwendungs-ID: 45831fc2-9218-407d-8970-3cad3937580b
• Herausgeberdomäne: becom.net (Nachweis unter becom.net/.well-known/…)
• Rechtliches: Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Impressum

Einschränken und zurücknehmen

Beides geht im Entra Admin Center unter Unternehmensanwendungen → Astreo Mail:

• Nur bestimmte Mitarbeiter zulassen: unter Eigenschaften die Option „Zuweisung erforderlich" auf Ja stellen, dann unter Benutzer und Gruppen die Berechtigten hinzufügen.
• Freigabe zurücknehmen: unter Eigenschaften die App löschen. Verbundene Postfächer verlieren damit den Zugriff und synchronisieren nicht mehr.

Häufige Fragen

Muss jeder Mitarbeiter einzeln freigegeben werden?

Nein. Die Freigabe gilt für die ganze Firma. Wer nur bestimmte Mitarbeiter zulassen möchte, schränkt das wie oben beschrieben ein.

Die Freigabe ist erteilt, aber die Meldung kommt weiter.

Starten Sie das Verbinden in Astreo neu, möglichst in einem neuen Browserfenster. Kommt die Meldung dann noch, prüfen Sie im Entra Admin Center unter Astreo Mail → Berechtigungen, ob die Berechtigungen dort als erteilt stehen. Ist „Zuweisung erforderlich" eingeschaltet, muss der Mitarbeiter außerdem zugewiesen sein.

Wir sind IT-Dienstleister und betreuen mehrere Firmen.

Tragen Sie oben die Domain der jeweiligen Firma ein und geben Sie die Freigabe pro Firma. Oder schicken Sie den kopierten Link an den Administrator der Firma.

An wen wende ich mich bei Fragen?

Schreiben Sie an info@becom.net.