Firma, Zugang & Abrechnung

Registrieren und testen, Kolleginnen aufnehmen, Plätze verwalten und den Tarif wechseln.

In Astreo gehört jeder Zugang zu genau einer Firma. Die Firma hat die Plätze, den Tarif und die Rechnungsdaten; Teams und Postfächer arbeiten darin. Dieses Kapitel beschreibt, wie eine Firma entsteht, wie Kolleginnen und Kollegen dazukommen und wo Inhaber und Verwalter Plätze und Tarif verwalten.

Der Anmeldebildschirm

Auf app.astreo.de gibt es drei Wege hinein, klar getrennt:

• Anmelden – für alle, die schon einen Zugang haben.
• Registrieren („Neu hier?“) – für eine neue Firma.
• Ich wurde eingeladen – falls die Einladung nicht angekommen ist; Astreo schickt sie erneut.

Registrieren und testen

Die Maske fragt nach Firma (sie steht später auf der Rechnung; wer allein arbeitet, nimmt den eigenen Namen), Ihrem Namen, der E-Mail-Adresse und einem Passwort. Das Passwort braucht mindestens 12 Zeichen mit Klein- und Großbuchstaben, einer Ziffer und einem Sonderzeichen; während des Tippens sehen Sie, was noch fehlt.

Dazu kommt ein Pflicht-Haken: Neue Firmen starten mit Astreo Clear. Sie stimmen damit zu, dass eine KI von Mistral AI (Frankreich) den Posteingang Ihrer verbundenen Postfächer auswertet, rückwirkend 90 Tage. Versendet wird nichts ohne Sie; Postfächer lassen sich ausnehmen und Clear jederzeit ausschalten.

Nach dem Absenden entsteht noch nichts – weder Konto noch Firma noch Testzeitraum. Sie bekommen eine E-Mail; erst der Klick darin (gültig 24 Stunden) legt Ihre Firma an und meldet Sie an. Nichts angekommen? Sehen Sie im Spam-Ordner nach.

Damit beginnt die Testphase: 14 Tage, alle Funktionen frei, ohne Zahlungsmittel. Wie lange sie noch läuft, steht unter Abrechnung & Tarif. Danach verbinden Sie Ihr erstes Postfach – siehe Erste Schritte und Postfächer verbinden. Zeigt Microsoft dabei „Administratorgenehmigung erforderlich“, lesen Sie Microsoft 365 für die Firma freigeben.

Anmeldewege

• Passwort – mit der Adresse und dem Passwort aus der Registrierung. Im Profil richten Sie zusätzlich die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App ein. In der Testphase ist sie freiwillig; sobald Ihre Firma einen Tarif gebucht hat, ist sie für die Anmeldung mit Passwort Pflicht.
• Mit Google anmelden oder Mit Microsoft anmelden – mit derselben Adresse landen Sie im selben Zugang.
• Login-Link – Astreo schickt einen Link an Ihre Adresse, gültig 15 Minuten.

„Angemeldet bleiben“ hält die Anmeldung 30 Tage auf diesem Gerät. Ohne Haken endet sie, sobald der Browser geschlossen wird. Ihre angemeldeten Geräte sehen und beenden Sie im Profil unter Aktive Sitzungen.

Kolleginnen und Kollegen einladen

Wer mitarbeiten soll, bekommt einen Platz in Ihrer Firma: Inhaber und Verwalter tragen unter Einstellungen → Abrechnung & Tarif die Adresse ein, und Astreo schickt eine Einladung. In der Platzliste steht die Person dann als „eingeladen“ mit dem Ablaufdatum der Einladung; Sie können sie dort zurücknehmen.

Wer eingeladen wird, sieht beim ersten Anmelden, wer ihn zu welcher Firma eingeladen hat, und im Profil später „Mitglied bei … seit …, eingeladen von …“. So ist klar, warum man hier ist.

Ein zugebuchter Platz kommt noch in kein Team. In ein Team holen Sie die Person unter Team, indem Sie sie aus der Firma auswählen – siehe Team & Mitglieder.

Eine Adresse, die schon zu einer anderen Firma in Astreo gehört, lässt sich nicht einladen: Ein Zugang gehört zu genau einer Firma. Ist im Tarif kein Platz mehr frei, scheitert der Beitritt mit einem entsprechenden Hinweis.

Beitrittsanfragen

Meldet sich jemand ohne Einladung mit einer Adresse an, deren Firma Astreo schon nutzt, legt Astreo keine zweite, leere Firma an – sonst hätte die Person einen eigenen Testzeitraum und keinen Zugriff auf die gemeinsamen Postfächer. Stattdessen sieht sie „Ihre Firma ist schon dabei“ und kann den Beitritt anfragen.

Die Anfrage erscheint beim Team unter Beitrittsanfragen. Nimmt jemand sie an, ist die Person dabei; lehnt jemand ab, sieht sie das beim nächsten Anmelden. Beachten Sie: Die gleiche Firmendomain ist kein Nachweis einer Berechtigung.

Abrechnung & Tarif

Einstellungen → Abrechnung & Tarif sehen nur Inhaber und Verwalter der Firma; die Sperre sitzt am Server, nicht nur am Menü. Die Seite hat vier Teile.

Aktueller Tarif

Tarif, Abrechnungsturnus (monatlich oder jährlich), Status, belegte Plätze, das Ende der Testphase und der Umfang:

• Vollversion – mit KI, REST-API, MCP und Verschlüsselung.
• Starter – dieselbe Team Inbox ohne KI, REST-API, MCP und Verschlüsselung.

Tarif buchen bzw. Tarif wechseln öffnet die Auswahl in einem Fenster. Zur Wahl stehen nur Tarife mit demselben Turnus – der lässt sich während einer laufenden Periode nicht wechseln. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Astreo Clear

Die Karte zeigt, ob Astreo Clear für die Firma an ist, und schaltet es in der Testphase ein und aus – nur nach Zustimmung, und Ausschalten löscht nichts. Ist Clear an, wählen Inhaber und Administratoren dort auch, wie viel Clear selbst tut: „Vorschlag" oder „Betrieb". Einzelheiten stehen unter Clear einschalten und Vorschlag oder Betrieb.

Plätze

Ein Platz ist eine Person. Die Tabelle zeigt, wer einen hat, in welchen Teams die Person ist und seit wann sie dabei ist.

• Platz hinzufügen lädt eine Person ein. In der Testphase steht dabei, wie viele freie Plätze noch da sind; weitere kommen mit einem Tarif. Nach der Testphase wird ein neuer Platz ab der nächsten Abrechnung berechnet.
• Ersetzen lädt eine Nachfolge ein und gibt ihr den Platz.
• Platz freigeben nimmt einer Person den Zugang; ihre Team-Postfächer gehen an den Inhaber des Teams über. Der Platz bleibt bezahlt, bis Sie ihn abgeben.
• Bezahlen Sie mehr Plätze, als belegt sind, verkleinert „Auf die belegten verkleinern“ die Menge zur nächsten Abrechnung. Die laufende Periode wird nicht anteilig erstattet.

Zwischen Starter und Vollversion wechseln

Eine Firma hat eine Ausstattung für alle Plätze. Der Aufstieg zur Vollversion wirkt sofort, der Abstieg zu Starter zum Ende der laufenden Periode; berechnet wird beides ab der nächsten Abrechnung. Ein vorgemerkter Wechsel steht mit Datum auf der Seite.

Vor einem Abstieg sagt Astreo, was am Stichtag unwiderruflich gelöscht wird: API-Token, Webhooks und Schlüssel für Verschlüsselung, jeweils mit Anzahl. Sind private Schlüssel darunter, weist Astreo eigens darauf hin – damit verschlüsselt empfangene Mails lassen sich danach nicht mehr lesen. Sichern Sie sie vorher, wenn Sie sie behalten wollen. Ein späterer Aufstieg stellt nichts davon wieder her.

Rechnungsdaten und Zustimmungen

Bevor Sie etwas bestellen können, braucht Astreo:

• die Rechnungsanschrift: Firma, Rechnungs-E-Mail, Straße, PLZ, Ort, Land und optional die USt-IdNr.,
• die Unternehmer-Bestätigung – Astreo richtet sich ausschließlich an Unternehmer,
• die Zustimmung zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) und zu den AGB.

Bei AVV und AGB steht, wann und in welcher Fassung zugestimmt wurde. Gilt eine neue Fassung, bittet Astreo einmal neu um Zustimmung – die alte bezog sich auf einen anderen Text.

Rechnungen erstellt das becom-CRM, bezahlt wird über Mollie; die Rechnungen kommen per E-Mail. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer, die Freischaltung erfolgt kurz nach der Zahlung. Ist Ihre Firma als intern gekennzeichnet, gibt es keine Rechnungsdaten und keine Tarife.